Virtual Assistant Italia

In questo articolo approfondiremo insieme il ruolo dell’assistente virtuale. Sicuramente hai già sentito parlare di questa qualifica, in quanto si tratta di un tema piuttosto caldo, in questo periodo. Grazie alle ultime tecnologie in circolazione, ed anche alla situazione sanitaria attuale, molti dei servizi che le aziende richiedono si sono spostati nel mondo virtuale.

Ma che cosa fa nel dettaglio un assistente virtuale, e quali qualifiche servono per diventarlo? Si tratta di un valido, quando non addirittura insostituibile alleato, per chi gestisce una piccola azienda oppure per liberi professionisti.

Diciamo che un buon indizio su questo ruolo ce lo fornisce il suo stesso nome. Si tratta di una figura indipendente, che opera a livello virtuale. Dunque, seppur viene stipendiato dall’azienda, non si trova fisicamente nell’ufficio o in prossimità dell’azienda che supporta, e può lavorare anche per aziende diverse. L’orario lavorativo sarà ridotto, rispetto a quello di un dipendente assunto stabilmente, anche in considerazione del ruolo di supporto.

Solitamente i servizi che un assistente virtuale fornisce sono di vasta gamma, e si espandono continuamente man mano che le aziende richiedono competenze digitali. Questo spiega uno dei vantaggi maggiori nel rivolgersi ad una figura di questo tipo.

Tipicamente l’azienda o il libero professionista che hanno bisogno di supporto si mettono in contatto con l’assistente virtuale che fa per loro. Una volta stabiliti i compiti e l’ambito di responsabilità, i rapporti rimangono virtuali. A volte si prevede un incontro iniziale di persona per conoscersi, e ci si aggiorna sul lavoro svolto tramite telefonate, e-mail, oppure call a scadenze prefissate.

Fondamentale sarà che l’azienda e l’assistente si mettano d’accordo sul modo di accedere e di condividere documenti rilevanti per il lavoro di tutti i giorni, come cartelle condivise oppure calendari aggiornati.

Ma vediamo più nel dettaglio funzioni svolte, come diventare assistente virtuale, ed i vantaggi che ci sono nel diventarlo e per un’azienda di assumerne uno.

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Quali funzioni svolge un assistente virtuale?

Iniziamo con il dire che non esistono delle regole fisse riguardo alle funzioni svolte da un assistente virtuale. Non si tratta di un ruolo definito come quello di tecnico informato, ma è più una figura trasversale ed in continua evoluzione.

Possiamo dire che ogni azienda cercherà figure che adempiano a funzioni diverse, a partire da quelle di segreteria fino ad arrivare a funzioni più complesse, per eventualmente affidarle ad un assistente virtuale. Se infatti per uno studio di avvocati sarà essenziale che una figura di questo tipo sia in grado di fissare appuntamenti e di gestire un’agenda in maniera rapida, per altre servirà una persona che virtualmente gestisca viaggi e trasporti, oppure che si faccia carico della casella di posta elettronica rispondendo e smistare e-mail. E le funzioni svolte non si esauriscono certamente qui.

Infatti, grazie alle ultime tecnologie disponibili in materia di comunicazione, è possibile deviare le chiamate in entrata direttamente presso il numero del proprio assistente e lasciare che svolga attività di segreteria, ad esempio. In questo modo anche gli studi più piccoli o le attività con meno dipendenti possono dare un’impressione di professionalità ai propri clienti o potenziali tali.

Allo stesso modo, potresti trovare degli assistenti virtuali che si dedicano esclusivamente alla gestione dei social media, gestendo le pagine Instagram o Facebook di una o più aziende, oppure le rispettive community. Esistono specialisti di Excel che si occupano di questo o di gestione database, oppure trascrittori e redattori che virtualmente si dedicano a questi compiti.

Insomma, sicuramente l’innovazione tecnologica e la diffusione di conoscenze digitali hanno ampliato moltissimo il campo delle attività che si possono delegare ad un assistente virtuale, ed ha anche fornito gli strumenti a numerosi professionisti per mettere a servizio delle aziende per cui lavorano di competenze trasversali. Alcune società sono infatti appena nate, hanno pochi fondi o contano pochi dipendenti. In questi casi non potrebbero permettersi un dipendente fisso che si dedichi o conosca ogni funzione aziendale, ma possono delegare alcuni compiti ad un assistente virtuale impiegato per alcune ore a settimana.

In generale, abbiamo visto che non esistono funzioni predefinite per chi svolge questo ruolo, dunque non c’è un’unica risposta alla domanda: cosa fa un assistente virtuale? Questo dipende dalle sue qualifiche e dalle necessità dell’azienda, e non è raro che con il consolidarsi della relazione non gli vengano affidati altri incarichi più complessi o che implichino maggiore responsabilità.

Come diventare un assistente virtuale: quali sono le competenze richieste

Per diventare con successo un assistente virtuale, la qualifica ideale sarebbe avere maturato un certo numero di anni di esperienza come assistente amministrativo o come office manager. Queste sono le qualifiche maggiormente ricercate da chi assume assistenti virtuali in questo momento, in quanto si tratta di due mansioni che assicurano la comprensione dei meccanismi di funzionamento degli uffici e dei principali compiti amministrativi, senza che serva formazione in merito. Inoltre, non tutte le aziende hanno i fondi per permettersi un responsabile amministrativo o un segretario a tempo pieno.

Tuttavia, come abbiamo visto, si possono trovare sempre di più dei ruoli da assistente virtuale in nuovi campi, come quello dei social media, del design, del ritocco fotografico e così via. Anche se si hanno competenze nella gestione dei contenuti, nell’editing ed in generale del marketing online, è possibile proporsi come assistente virtuale per un’azienda che cerca proprio questo. Se si è fortunati, si potrebbe trovare il giusto incastro con un’azienda che non ha modo di assumere a base fissa una persona che abbia questo tipo di competenze, ma possa integrarle a mansioni amministrative e lavorare in virtuale. Spesso inoltre gli assistenti virtuali si dedicano a compiti di gestione dati di contabilità, come la registrazione e l’archiviazione delle fatture, la riconciliazione delle stesse ed in generale la tenuta dei libri contabili.

Lavorare da casa può infatti essere un doppio vantaggio, sia per l’azienda che per il lavoratore, che può facilmente combinare il ruolo con altri impegni, come la gestione di una casa, lo studio, oppure altre esigenze.

Quali competenze per un Virtual Assistant

Buona norma per porsi sul mercato come assistente virtuale è quella di specializzarsi in qualche ruolo o di ottenere qualche certificazione, anche online, in merito alle attività amministrative o di assistenza online per cui ci si vuole proporre. Sarà inoltre fondamentale essere familiari con le ultime tecnologie, a meno che l’assistenza non implichi solo rispondere al telefono e compilare un’agenda, casi piuttosto rari al giorno d’oggi. Ci si aspetta infatti che, in quanto virtuale, chi svolge un compito di questo tipo conosca a menadito il mondo di Internet e come utilizzare i principali software, oltre alle dinamiche di business e di funzionamento delle aziende.

Quali sono i vantaggi per un’azienda e per un assistente virtuale

A questo punto della lettura probabilmente ti saranno già saltati all’occhio i numerosi vantaggi che ci sono sia nel diventare un assistente virtuale, che quelli che avrebbe un’azienda di assumerne uno. Li riassumiamo per fare un po’ di chiarezza.

Uno dei più immediati, sia per l’azienda che per l’impiegato, è sicuramente la flessibilità. Di orari e di impegno per chi lavora, che tipicamente ha tutto l’interesse nello stipulare accordi di lavoro flessibili. Sarà quindi bene felice di lavorare solo un tot di ore a settimana, oppure di coprire solamente una fascia oraria concordata. Per l’azienda, c’è grande flessibilità legata innanzitutto allo snellimento delle attività svolte all’interno.

Ci sono grandi pro economici anche per le aziende, in quanto i servizi di assistenza vengono ottenuti ad un prezzo decisamente minore rispetto a quello che si sostiene per un dipendente che lavori in sede a tempo pieno. Inoltre, si assumerà un assistente virtuale per svolgere solamente i compiti che servono in quel momento, certi di ottenere uno specialista.

In questo modo, a scendere sono non solo i costi del personale, in quanto la legislazione italiana conferma che paga e benefit possano essere più alti per una figura come quella che stiamo delineando, ma anche quelli dell’affitto degli uffici e di fornitura. Non si dovrà infatti predisporre una nuova postazione, alcuni costi, come quelli dell’elettricità e dell’utilizzo di Internet, sono in carico all’assistente virtuale stesso, che solitamente utilizza il proprio computer ed ha già scaricato per conto suo i file di gestione ed i software più comuni. Sarà dal canto suo disposto ad avere uno stipendio più basso di quello che otterrebbe in ufficio in cambio del non dover andare fisicamente in ufficio. Questo implica più ore a disposizione e la possibilità eventualmente di combinare tra loro ruoli di assistente in più aziende.

Esistono spesso accordi tra azienda ed assistente virtuale che si basano sul raggiungimento di un obiettivo o sulla realizzazione di un compito, piuttosto che sulle ore lavorate, accordo che potrebbe rivelarsi interessante da entrambi le parti, se si è d’accordo sul valutare gli obiettivi raggiunti piuttosto che le ore di impiego.

Utilizzando un ruolo di questo tipo, un’azienda, soprattutto se si tratta di una di piccole dimensioni, può permettere ai propri dipendenti stabili di concentrarsi sulle attività che generano valore e che aiutano lo sviluppo del business, delegando attività come la contabilità a specialisti che le svolgono in maniera più veloce oltre che più efficiente, oltre che essere magari poco interessanti per dipendenti che durante la giornata devono occuparsi anche di altro.

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